Hoy en día, cada vez son más las empresas que han reemplazado el tradicional diseño de oficinas y cubículos cerrados con un solo espacio abierto. Empresas como Facebook y Google ofrecen plantas de oficinas abiertas a los potenciales empleados, remarcando que su diseño permite a los empleados trabajar más estrechamente y que fomenta una cultura de colaboración. Además, esta tendencia ha llegado para quedarse: según la International Management Facility Association, el 70% de los empleados estadounidenses ahora trabajan en entornos de oficinas abiertas.

Los diseños de oficinas abiertas están pensados para ser espacios de trabajo colaborativos y atractivos. Estos ambientes de trabajo abiertos, normalmente para diez o más personas, son adecuados para actividades que necesitan una comunicación frecuente o para actividades rutinarias que no requieren de mucha concentración. Estos diseños de oficinas están de moda en algunas grandes corporaciones, especialmente en la industria tecnológica. Muchas veces, los empleados no tienen un escritorio asignado ni un archivador con llave. Junto al uso de computadoras portátiles, los diseños de oficinas con espacios abiertos enfatizan que el trabajo se puede realizar en cualquier lugar. Si bien estos diseños permiten flexibilidad, también crean algunos riesgos en cuanto a la seguridad.

En estos espacios de oficinas abiertos los cubículos resultan redundantes en un atractivo entorno de trabajo más colaborativo y creativo. Los espacios de trabajo conjunto suelen adoptar diseños de espacios de oficinas abiertas para aumentar la productividad, la flexibilidad y las oportunidades de creación de redes. Estos diseños de oficinas fomentan la colaboración y alientan a que los empleados se comuniquen y compartan ideas. Junto con la colaboración, surge la sensación de trabajar en un ambiente relajado que maximiza los espacios de trabajo social, aumenta la moral y optimiza el flujo de trabajo. Por último, los diseños de oficinas abiertas proporcionan más espacio y libertad a los empleados, además de ofrecer una mayor estética.

Una cosa es cierta: tener un plano de planta abierta inclina el equilibrio entre privado y público, y este cambio afecta la forma en que una empresa protege al personal, así como a la información confidencial y exclusiva de la empresa. Esto plantea la pregunta: ¿qué amenazas a la seguridad supone el diseño de espacios abiertos y cómo pueden los profesionales de seguridad gestionar este potencial dolor de cabeza que causa la seguridad de la información?

Si un empleado no tiene oficina, no puede cerrar la puerta al terminar el día. Si no tiene un escritorio asignado, lo más probable es que no tenga un archivador donde pueda asegurar sus pertenencias. Los defensores de los espacios de oficinas abiertas afirman que las medidas de seguridad visibles debilitan el objetivo mismo del diseño. Pero ¿qué se supone que deben hacer los empleados con sus pertenencias? No pueden guardar bajo llave artículos como portátiles, chaquetas, bolsos o mochilas. Si un ladrón consigue entrar en la oficina y se fija en el espacio de un empleado promedio, ¿qué le impide tomar algunos artículos e irse sin ser detectado?

Además de robar las cosas del empleado o memorias portátiles (para guardar rápidamente un documento), estos individuos maliciosos pueden hackear visualmente una computadora portátil. Es necesario capacitar a los trabajadores para estar conscientes de su entorno y de dónde colocan sus computadoras, alejándolas de las áreas de alto tráfico.

Los espacios de oficina abiertos también han planteado dudas sobre los desafíos de proteger al personal en caso de que el agresor asuma una actitud agresiva. Si bien estos elegantes interiores de oficina pueden ser agradables a la vista, los expertos señalan que su diseño dificulta buscar cobertura o encerrarse en situaciones de emergencia. Y los desafíos no se detienen en los casos de agresores activos. En la oficina de concepto abierto, hay menos paredes y puertas de oficina que cerrar, lo que podría dificultar las respuestas de los empleados en caso de emergencia.

Las medidas de seguridad del control de acceso están diseñadas para proteger los edificios y los equipos en su interior. En resumen, evitan el ingreso de personas no deseadas y dan acceso a quienes sí están autorizados. Si bien la seguridad cibernética y de la red son importantes, es esencial prevenir las infracciones y amenazas de seguridad física para proteger la tecnología, los datos, y a cualquier persona o visitante que tenga acceso al edificio. Sin medidas de seguridad física, las oficinas o edificios quedan expuestos a actividades delictivas y son directos responsables de amenazas a la seguridad física, como robo, vandalismo, fraude e incluso accidentes. Estas medidas son de suma importancia para los espacios de oficinas abiertas, en los que la posibilidad de robos, filtraciones de datos y daños físicos está al descubierto.

Un sistema de control de acceso eficaz para cualquier oficina, abierta o tradicional, comienza en la puerta principal. ¿Está cerrada la puerta? ¿Hay algún guarda o personal de recepción? ¿Cómo obtiene acceso el personal autorizado? Una vez dentro, ¿cómo se rastrean los movimientos y las ubicaciones? Estas son preguntas importantes y los requisitos de un sistema de control de acceso dependen de las respuestas. Muchos planos de oficinas abiertas no tienen un vestíbulo tradicional y es posible que no cuenten con una “recepción”, por lo que asegurar la entrada principal resulta particularmente difícil. El control de acceso tradicional que se basa en credenciales físicas (tarjeta de identificación, llavero e incluso un teléfono móvil) puede resolver la pregunta de la entrada principal, pero ¿qué pasa una vez dentro del edificio? Una credencial física poco puede hacer para limitar el acceso si hay otras puertas o particiones por las que se puede pasar.

La tendencia actual es incluir en una lista de control de acceso un sistema basado en la biometría tanto para la autenticación de múltiples factores, como para la de un solo factor. Hasta hace un tiempo, el control de acceso utilizaba casi exclusivamente las medidas biométricas más confiables (huellas dactilares, escáneres oculares). Pero en los últimos cinco años, la precisión de la extracción de imágenes faciales ha mejorado y el uso de plantillas biométricas estables ha elevado el reconocimiento facial más allá del control de multitudes. El reconocimiento facial ha logrado paridad con la precisión de los sistemas de autenticación biométrica tradicionales y ahora cumple los requisitos de las aplicaciones de control de acceso.

El reconocimiento facial es una aplicación de software de biometría capaz de identificar o verificar de forma exclusiva a una persona mediante la comparación y el análisis de patrones basados en los contornos faciales de la persona. El reconocimiento facial se considera la más natural de todas las mediciones biométricas. La biometría facial es el punto de referencia preferido ya que no es difícil instalar la tecnología. La interacción con un sistema de reconocimiento facial es sin contacto, sin fricción y extremadamente rápida.

Detectar y capturar un rostro es la primera tarea de un sistema de control de acceso sin contacto. El siguiente paso, y más crucial, es conceder acceso al personal autorizado. La tecnología del rostro como credencial integra cámaras de vigilancia, algoritmos de reconocimiento facial y puntos de control de acceso en un potente sistema de control de acceso completamente sin contacto. La tecnología del rostro como credencial no solo ofrece puntos de entrada seguros, sino que también puede rastrear el movimiento y la ubicación de los empleados y visitantes dentro del edificio. Además, muchos sistemas del rostro como credencial permiten el registro remoto de usuarios, donde los visitantes, los contratistas y los repartidores pueden solicitar acceso desde su computadora o teléfono.

Si bien el objetivo principal de cualquier sistema de control de acceso es la protección de las personas, la seguridad de los datos y de la información contra las miradas indiscretas y los hackers, es también esencial. En muchas oficinas, la biometría se utiliza a través de escáneres de iris o huellas dactilares, para proteger información importante contra posibles piratas informáticos. De esta forma, solo los usuarios autorizados tienen acceso a la información. Además, los departamentos de TI de estas instalaciones están trabajando en estrecha colaboración con los líderes de seguridad para garantizar que las redes sean lo más seguras posible contra los ataques de ransomware.

El control de acceso y la seguridad física pueden ayudar en gran parte a proteger la información confidencial, pero las políticas y procedimientos de la empresa deben dictar a qué información se puede acceder, dónde y cuándo. Los empleados deben recibir entrenamiento eficaz cuando empiezan a trabajar y deben tener sesiones de actualización periódicas. Debe fomentarse la comunicación y se debe recompensar el apropiado cumplimiento de las normas. Cuanto más grande sea la empresa, mayor será la probabilidad de que los empleados trabajen junto a diferentes personas diariamente. La seguridad física y la seguridad de los datos deben ser totales para mitigar los posibles riesgos de seguridad en el entorno de la oficina abierta.

Un proveedor que cumple el desafío de proteger una oficina abierta es Suprema, líder mundial de soluciones de control de acceso que combina reconocidos algoritmos biométricos con una ingeniería superior para ofrecer una amplio portafolio que incluye sistemas de control de acceso biométricos, soluciones de autenticación móvil y módulos de huellas dactilares integrados.

Suprema es innovadora en seguridad de control de acceso sin contacto y proximidad, y todo comienza con BioStar 2, una plataforma de seguridad basada en la web, abierta e integrada que proporciona una funcionalidad completa para el control de acceso. Con un marco modular y flexible, la plataforma proporciona un sistema personalizado en función de la escala del sistema, el número de usuarios y la estructura del sistema utilizada. La incorporación de FaceStation F2, una terminal de reconocimiento facial avanzado de Suprema, proporciona un verdadero control de acceso sin contacto con los beneficios adicionales de la gestión del tiempo y la asistencia, permite una velocidad, precisión y niveles inigualables de seguridad de autenticación.