Aumente la productividad y reduzca los costos mediante la automatización de la gestión de tiempo y asistencia.

La mayoría de las empresas comienzan gestionando manualmente los horarios de sus empleados. Los trabajadores inician y cierran sesión todos los días y el equipo de recursos humanos registra las horas en una base de datos que se utiliza para realizar un seguimiento de los pagos a los empleados. 

Este sistema funciona bastante bien al principio, hasta que deja de hacerlo. Inevitablemente, habrá momentos en los que a los empleados se les pague incorrectamente, pierdan turnos o incluso se presenten a trabajar cuando se supone que no deben debido a un error o malentendido con el horario.

Todos somos humanos, todos cometemos errores y los gerentes de recursos humanos no son la excepción. De hecho, un artículo de investigación de 2016 de Safety Wise Solutions sugiere que los humanos cometen entre 3 y 6 errores por hora y un promedio de 50 errores por día, sin importar la actividad o tarea que estén realizando. Además, un estudio de 2008 de la Universidad de Hawái encontró que al ingresar los datos manualmente en hojas de cálculo simples, la probabilidad de error humano estaba entre el 18 y el 40 por ciento.

Dependiendo del tipo de negocios, los errores de programación de tiempo y asistencia pueden crear una variedad de problemas, desde pérdidas financieras, una fuerza laborar desmoralizada, problemas de retención de personal hasta serios problemas de seguridad y protección. De hecho, algunos lugares de trabajo como hospitales, estaciones de bomberos, etc., pueden incluso arriesgar situaciones de vida o muerte si dejan pasar el control de tiempo y asistencia.

Cómo Pueden Ayudar los Servicios Automatizados de Tiempo y Asistencia 

Al adoptar un módulo digital de tiempo y asistencia, las empresas pueden mitigar todos los problemas anteriores y más. La tecnología moderna es capaz de evitar el error humano y optimizar los procesos, lo que aumenta en gran medida la comodidad para los empleados en general, los gerentes de recursos humanos y los dueños de negocios por igual. Por lo tanto, la automatización de la gestión del tiempo y la asistencia es una solución imprescindible para las empresas modernas de todos los sectores y de cualquier tamaño.

Echemos un vistazo a algunas de las formas en que las empresas pueden beneficiarse del uso de un módulo de tiempo y asistencia automatizado:

01 Mayor precisión de los datos y menor frecuencia de errores humanos

Uno de los mayores beneficios comerciales que un módulo de tiempo y asistencia puede ofrecer es una mayor precisión de la información. Se puede confiar en que los registros de asistencia son correctos, lo que hace que los procedimientos de nóminas e impuestos sean más fáciles y directos.

02 Reducción de costos

Cuando la contabilidad registrada manualmente se llena de errores, es posible que una empresa deba contratar contadores adicionales para corregir los errores, lo que aumenta innecesariamente los costos comerciales. 
Al automatizar la gestión de tiempo y asistencia, se reducen los costos de contabilidad. 

03 A los empleados se les paga por completo y a tiempo

Un empleado remunerado es un empleado feliz. Un módulo de tiempo y asistencia ayuda a garantizar que a los empleados nunca se les pague más ni menos. También facilita el cálculo de las horas extras o reducciones cuando sea necesario.

04 Programación automatizada de empleados

La precisión de los horarios de trabajo no solo asegura que los empleados lleguen a tiempo al trabajo, sino que también resulta en una mejor programación en todos los departamentos. En última instancia, conduce a menos cambios de horario cuando la empresa está ocupada, lo que ahorra costos de nómina.  

05 Identificación de problemas de asistencia y reducción del absentismo

Los empleados no pueden presentarse a trabajar si no conocen sus horarios. Del mismo modo, los empleadores deben realizar un seguimiento del tiempo libre programado. Con un módulo de tiempo y asistencia, los gerentes pueden monitorear fácilmente la entrada y salida de los trabajadores, lo que facilita detectar problemas de asistencia. 

06 Más fácil para los empleados programar tiempo libre

Todo el proceso de vacaciones y permisos pagados pueden simplificarse en gran manera con un sistema centralizado en donde los empleados pueden iniciar sesión y solicitar tiempo libre. Es más probable que los empleados obtengas sus fechas preferidas, mientras que los gerentes reciben un aviso por adelantado y pueden monitorear fácilmente las ausencias. 

07 Mayor productividad

Los módulos de tiempo y asistencia pueden aumentar la productividad para todos. Los empleados pueden registrarse instantáneamente desde cualquier lugar y ya no se desperdicia tiempo en cuestiones de nómina y asistencia. Algunos sistemas incluso pueden identificar cuándo el tiempo se está utilizando de manera ineficiente en tareas específicas, lo que permite a los gerentes reasignar roles cuando sea necesario.

08 Mejora la moral de los empleados

El absentismo en los trabajadores puede hacer que otros sientan que están siendo tratados injustamente, lo que afecta en gran medida la moral de los empleados. Cuando los problemas de asistencia se mantienen bajo control, los trabajadores sienten que son parte de un equipo, lo que genera una perspectiva más positiva hacia la empresa. 

09 Respeto al medio ambiente

No más desperdicio de papel o costos de máquinas trituradoras, un módulo de tiempo y asistencia elimina las fichas de control y las tarjetas perforadas.  Como el sistema está basado en la nube, ayuda a mantener un negocio organizado, lo que hace que los archivadores desbordados sean cosa del pasado.

10 Mejoras en los procesos de cumplimiento legal

Como los registros del módulo de tiempo y asistencia son muy precisos, los informes se pueden ejecutar fácilmente cuando sea necesario. Esto ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones laborales locales, estatales y nacionales, y ayuda con las auditorías internas y externas.
En última instancia, hay tantos beneficios de usar un módulo de tiempo y asistencia automatizado que simplemente no se puede pasar por alto. Las empresas deben repensar sus estrategias de gestión del tiempo si esperan seguir siendo competitivas en el mercado moderno.

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